Optimiser vos processus opérationnels avec le Process Mapping

La cartographie des processus est souvent perçue comme complexe et technique. Et si je vous disais qu’un simple Post-it pouvait révolutionner votre approche ? Découvrez le Process mapping, une méthode intuitive et puissante pour visualiser et optimiser vos processus d’entreprise.

Les origines

La méthode Post-it est une évolution moderne qui intègre des éléments du Lean Management, de l’amélioration continue (Kaizen) et des méthodologies agiles. les origines modernes du Process Mapping peuvent être attribuées à plusieurs sources importantes :

Michael Hammer et James Champy ont popularisé le concept de « Business Process Reengineering » dans les années 1990, mettant en avant l’importance de cartographier les processus avant de les réinventer.

Frank Gilbreth est souvent considéré comme un pionnier dans ce domaine. Dans les années 1910, il a développé les « diagrammes de flux de processus » (flow process charts) pour analyser et améliorer les mouvements des travailleurs.

La méthodologie Toyota Production System (TPS) développée par Taiichi Ohno et Shigeo Shingo dans les années 1950-1960 a grandement contribué à l’évolution du concept avec leur approche de « Value Stream Mapping » (cartographie de la chaîne de valeur).

W. Edwards Deming, avec son cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) dans les années 1950, a également influencé les méthodes de visualisation et d’amélioration des processus.

IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling), une méthode développée par l’US Air Force dans les années 1970, a formalisé certains aspects de la cartographie des processus.

Le défi de la visualisation des processus

Que vous soyez manager, chef de projet ou entrepreneur, vous avez déjà fait face à ce défi : comment représenter clairement un processus complexe ? Comment s’assurer que chaque étape est bien définie et que rien n’est oublié ?

La méthode Post-it : simplicité et efficacité

Imaginez chaque étape de votre processus comme un Post-it sur un tableau. Mais pas n’importe quel Post-it ! Chacun suit une structure simple mais puissante :

🔄 En haut : les entrées (ce dont vous avez besoin)
➡️ Au centre : l’action à réaliser
⭐ En bas : les sorties (ce que vous obtenez)

Pourquoi ça marche ?

1. Visualisation immédiate :
   • Chaque étape est claire et autonome
   • Les liens entre les étapes sont visibles
   • Les manques apparaissent naturellement
2. Flexibilité maximale :
   • Réorganisez facilement les étapes
   • Ajoutez ou modifiez des éléments
   • Adaptez selon les retours de l’équipe
3. Identification des zones d’amélioration :
   • Repérez les étapes manquantes
   • Identifiez les ressources nécessaires
   • Optimisez la séquence d’actions

Un exemple concret : la préparation du café matinal

Prenons un exemple simple pour illustrer la puissance de cette méthode :

Cette approche révèle immédiatement si une étape ou une ressource manque. Par exemple, avons-nous inclus l’étape « Brancher la bouilloire » ?

Comment mettre en place cette méthode ?

La clé pour réussir votre Process Mapping est de vous assurer que chaque sortie d’une étape devient bien l’entrée de l’étape suivante.

En pratique, cela signifie que si votre Post-it A produit une « Commande validée » en sortie, cette même « Commande validée » doit se retrouver en entrée du Post-it suivant. Si ce n’est pas le cas, vous avez identifié une rupture dans votre processus : où va cette commande ? Qui la traite ? Comment ? Cette vérification systématique révèle naturellement les manques et les dysfonctionnements dans vos processus.

Une fois les problèmes identifiés (aussi appelés « pain points »), il faut les prioriser. C’est là qu’intervient la matrice Effet/Effort. Dessinez un tableau à quatre cases avec deux axes Effet et Effort comme ceci :

Placez ensuite chaque problème identifié dans l’une des quatre cases selon son niveau d’effort et d’impact.

Cette méthode simple de priorisation vous permet d’avancer de manière structurée dans vos améliorations.

Conclusion

La méthode Post-it, ou Process Mapping, transforme la cartographie des processus en une activité collaborative et intuitive. Elle permet non seulement de visualiser clairement vos processus, mais aussi d’identifier rapidement les opportunités d’amélioration.