Optimisation du processus de validation commande par VSM
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7 min. de lecture
Publié le 04 Juin 2025
Présentation du client
Maclean Power Systems est une entreprise spécialisée dans la fabrication d’isolateurs électriques haute tension pour les infrastructures de transmission et de distribution d’électricité. Leader dans son secteur, l’entreprise dessert des clients dans le monde entier avec des produits critiques pour la fiabilité des réseaux électriques.
Objectifs de la mission
- Réduire drastiquement le délai de validation des commandes clients de 7 jours à moins de 48 heures
- Cartographier le flux de validation commande via une Value Stream Mapping (VSM)
- Identifier et éliminer les goulots d’étranglement dans le processus de validation
- Différencier les flux de traitement entre produits standards et nouveaux produits
- Optimiser le rôle de la R&D dans le processus de validation commande
Le contexte
Maclean Power Systems faisait face à un problème majeur de compétitivité. Un délai moyen de validation des commandes clients de 7 jours, largement supérieur aux standards du marché. Cette lenteur administrative pénalisait la réactivité commerciale de l’entreprise et générait des frustrations client. Dans un secteur où la réactivité est un facteur différenciant, ce délai représentait un handicap concurrentiel significatif qu’il fallait absolument résoudre.
L’analyse préliminaire suggérait que le problème ne résidait pas dans un manque de ressources mais plutôt dans l’organisation du processus lui-même. Avec des étapes redondantes et des validations systématiques même pour des produits standards.
Le défi
Le principal défi consistait à transformer un processus de validation uniforme et rigide en un système différencié et agile. Il fallait maintenir le niveau de qualité et de sécurité requis pour des produits critiques tout en accélérant drastiquement les délais de traitement.
La complexité résidait dans la nécessité de préserver la rigueur technique indispensable pour les nouveaux produits tout en fluidifiant le traitement des produits standards déjà validés. Le défi était également organisationnel : faire évoluer les habitudes de travail d’équipes habituées à un processus unique et sécurisant.
La méthodologie
L’intervention s’est appuyée sur la méthodologie VSM (Value Stream Mapping) pour cartographier précisément l’état actuel du processus de validation. Cette approche Lean Office a permis d’identifier chaque étape du flux, depuis la réception de la commande jusqu’à sa validation finale.
La démarche s’est structurée en trois phases principales :
- la cartographie de l’état actuel avec mesure des temps de traitement et d’attente
- l’analyse des causes racines des dysfonctionnements identifiés
- la conception d’un état futur optimisé avec mise en place des améliorations
L’approche collaborative a impliqué toutes les parties prenantes du processus pour garantir une vision complète et partagée des enjeux :
- équipes commerciales,
- R&D,
- production
- et logistique
La réalisation
Cartographie du processus existant
La VSM a révélé un processus linéaire où chaque commande suivait systématiquement le même circuit de validation, impliquant systématiquement la R&D même pour des produits standards déjà validés et produits régulièrement.
Cette approche unique générait des files d’attente importantes et monopolisait inutilement les ressources R&D.
Identification du goulot d’étranglement principal
L’analyse a clairement identifié la R&D comme le principal goulot d’étranglement.
Cette équipe traitait chaque produit commandé comme s’il s’agissait d’un nouveau développement, appliquant systématiquement l’ensemble des procédures de validation technique même pour des références parfaitement maîtrisées.
Conception de flux différenciés
La solution développée repose sur la création de deux flux distincts :
Flux produits standards : Circuit accéléré pour les produits déjà validés et régulièrement produits, avec validation automatique basée sur les références historiques.
Flux nouveaux produits : Maintien du processus rigoureux de validation R&D pour les nouveaux développements ou les modifications significatives.
Mise en place du système de différenciation
L’élément clé de cette différenciation réside dans l’utilisation intelligente du numéro de révision produit. Un algorithme simple mais efficace a été implémenté :
Si le numéro de révision du produit commandé est supérieur au numéro de la dernière révision commandée, le produit est automatiquement orienté vers le flux « nouveau produit » nécessitant une validation R&D complète.
Cette logique permet un tri automatique et fiable, éliminant tout risque d’erreur d’orientation entre les deux flux.
Optimisation de chaque flux
Pour le flux produits standards, les étapes de validation R&D ont été supprimées, remplacées par une vérification automatisée basée sur l’historique des commandes. Pour le flux nouveaux produits, le processus R&D a été maintenu intégralement mais optimisé dans ses modalités d’exécution.
Les résultats
La transformation du processus a généré des résultats spectaculaires. Le délai moyen de validation des commandes est passé de 7 jours à moins de 2 jours, dépassant même l’objectif initial de 48 heures.
Cette amélioration s’accompagne d’une meilleure allocation des ressources R&D, désormais concentrées sur les véritables nouveaux développements plutôt que sur des validations répétitives de produits standards. La satisfaction client s’est considérablement améliorée grâce à cette réactivité accrue.
L’impact sur la compétitivité commerciale est immédiat : les équipes commerciales peuvent désormais proposer des délais de confirmation concurrentiels, renforçant la position de l’entreprise sur son marché.
Les enseignements
Cette mission illustre parfaitement la puissance de la méthodologie VSM appliquée aux processus administratifs. L’identification des gaspillages dans les flux d’information peut générer des gains aussi significatifs que dans les flux physiques.
La différenciation des processus selon la complexité réelle des tâches est un levier d’optimisation majeur. Traiter uniformément des situations différentes génère systématiquement des inefficacités.
L’automatisation intelligente des décisions de routage, basée sur des critères objectifs comme le numéro de révision, permet de maintenir la qualité tout en accélérant les traitements.
Pour aller plus loin
Cette optimisation du processus de validation commande ouvre la voie à d’autres améliorations dans les processus administratifs. La méthodologie peut être étendue à d’autres flux comme le traitement des devis, la gestion des modifications techniques ou le processus de lancement en production.
L’approche Lean Office développée ici constitue un modèle reproductible pour l’ensemble des processus support de l’entreprise.
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Méta-description : Optimisation par VSM du processus de validation commande chez Maclean : réduction du délai de 7 jours à moins de 2 jours grâce à la différenciation des flux.
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Nom de l’entreprise : Maclean Power Systems
Description de l’entreprise : Fabricant d’isolateurs électriques haute tension pour réseaux électriques